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文章內容
淺議工程項目招標過程的質量控制
作者:山西星碩 日期:2011年03月10日 來源:互聯網  點擊:  

2006年是我國國民經濟發展綱要“十一五”規劃的第一年,也是我國加入WTO的第五年,隨著國民經濟的大力發展并與國際經濟接軌,國內招投標方面的法律法規逐漸完善和實施,巨大的商機廣闊的前景,使得中介服務招標代理機構在全國各省、市、縣已形成一個較大規模的產業。然而,招標代理機構在招標代理的過程中熟練掌握招標各個程序的質量控制就顯得非常必要。依據招標過程,可以把工程項目招標工作分成前期、中期和后期三個階段。由于招標過程各階段情況復雜,質檢含量高,法律法規要求嚴。為了保證工程項目招標的高質量,必須對各個過程進行嚴格的控制。
    一 項目招標前期的質量控制
    (一)接受委托
首先必須獲得招標人的正式授權,這是招標代理機構開展招標業務的法律依據,授權的范圍由招標人確定,招標代理機構也應根據工作的需要提出相應的要求,經招標人和招標代理機構協商一致后,雙方簽訂委托招標合同(或協議)。
    在簽定合同時,必須注意以下問題。一是要預防招標人在沒有按法律規定進行公開招標而已確定了中標人或以之已簽訂了合同,為逃避法律責任,搞假委托,將風險轉嫁給招標代理機構。二是要注意簽訂協議書雙方的權益和義務的條款應基本對等,招標代理機構切不可為承攬項目而大包大攬,承諾業主一些不可能做到的或是與法律法規相違的條款。三是要注意搜集該項目工程的有關信息,包括項目的立項及各種審批文件等是否齊備和合法等,包括項目資金狀況。雖然招標代理機構可以通過招標人獲得工程的大量信息,但為使招標活動規范、合理,還須對此進行核實,補充,尤其是招標人提供的一般是數月前的信息,時效性差,招標代理機構切莫圖省事,完全照單全收。
    (二)編寫招標文件
招標文件(或稱標書)是整個招標過程所遵循的法律文件,是招標代理機構的主要產品,編寫招標文件直接反映一個招標代理機構水平,招標文件的編寫質量對整個招標工作的成功起著至關重要的作用。因此招標文件編寫前要針對本工程特點和要求進行認真、詳細的研究,對其他標書的套用要慎重,特別是對國外的一些格式條款的應用更是要注意,招標文件內容應盡量詳細,考慮要周到,當時未能確定具體要求的,也應提出來,讓投標商根據自己的經驗來建議。否則,如有疏忽可能就造成被動,會給實際工作帶來困難。招標文件用詞的準備性非常重要,一是一,二是二,不允許使用“大概”、“大約”、“可能”等無法確定的語句,盡量不要用那些解釋困難的條款,否則就會造成理解上的差異。
    (三)發布招標公告
     招標公告的目的是發布招標信息,使感興趣的供應商或承包商知悉,前來購買招標文件,編制投標文件并參加投標。因此,招標公告包括的內容,對潛在的投標人來說是至關重要的。一般情況下,招標公告應該具備以下內容:工程概況、招標的內容及范圍、投標人資格要求、報名要求,報名時間和地點、聯系人、資格預審方式等。
    《招標投標法》規定,招標人采用公開招標方式的,應當發布招標公告,應當通過國家指定的報刊、信息網絡或者其他媒介發布,通過報刊發布招標公告,是一種傳統的信息發布方式,在國內外應用得都很廣,隨著現在信息技術的發展,世界各國開始運用因特網服務站的方式發布招標公告,是信息傳播更加快速、準備、方便和低成本,招標工作的質量和效率也會進一步提高,為了使潛在投票人能夠取得招標文件和投票,國際競爭性招標的資格預審邀請須在國際范圍刊登廣告,國內競爭性招標須在國內范圍刊登廣告,發布招標公告的原則應該是,以各種方式共同發布,互聯網發布為主。
    (四)需要時編制及發售資格預審文件
    對施工企業來說,通過招標項目發布的信息,了解工程項目情況,不夠資質的企業不必浪費時間與精力,可以節約投票費用。對招標人來說,首先可以了解投標人的財務能力、技術狀況及類似本工程的施工經驗,可選擇在財務、技術、施工經驗等方面優秀的投標人參加投標。其次,可以淘汰不合格或資質不符的投標人。減少評審階段的工作時間,減少詳審費用;第三,還能排除將合同授予沒有經過資格預審的投票人的風險,為業主選擇一個優秀的投標人中標打下良好的基礎,使建設工程的工期、質量、造價各方面都獲得良好的經濟效益和社會效益。
    一般情況下,招標代理機構組織有關專家人員編制資格預審文件,或者可委托設計單位、咨詢公司編制資格預審文件的主要內容包括:(1)工程項目簡介,主要包括工程項目名稱、資金來源、工程規模、工程量、工程分包情況。(2)對投標人的要求,投標人的合格條件、獲取資格預審文件的辦法,遞交資格預審文件的日期、時間和地點。(3)各種附表,通常稱為資格預審問題調查表。同時,資格預審文件須報招標人及招標管理機構審核。
    (五)組織完成資格預審
    招標人及招標代理機構負責組織評審小組,包括財務、技術方面的專門人員對資格預審文件進行完整性、有效性及正確性的資格預審。從財務、施工能力、技術人員和設備等方面審查。招標代理機構要做好記錄、收集并整理好評審的各種資料包括人員簽到表并完成評審報告。
    資格預審采用的評分方法,一般是根據事先確定的評分標準,采用比較簡單的百分制進行定向評分,對申請資格預審的公司作出一個綜合評定,然后報送招標人。采用這種定向評分的方法,把對投標人的各項資格評價轉化為數字概念,能夠對可比要素進行客觀的打分,使得主觀判斷的程度和影響降低到最低點。假定綜合總分為100分,可根據以下三大方面的要素,分數的單項定向分配比例通常如下:財務狀況:技術資歷:施工經驗=30:30:40。也可以采用40:30:30,或者  30:40:30等,具體情況由項目的性質及特別確定。有些項目業主要求投標人籌措部分款項或墊付較多流動資金,就可以加大財務能力方面的比重;而有些項目涉及的工程技術比較復雜,就可以適當提高技術資歷和施工經驗的分數比重。
    招標代理機構在資格預審結束后,應向所有參加資格預審申請人公布評審結果。隨后應立即書面通知所有通過資格預審的投標人,并向這些投標人發出投票邀請,其余則均被淘汰。沒有接到資格預審合格通知書的投標人即是落選者,業主不必詳細說明不合格的原因,被淘汰者也無權查詢其理由。
    (六)向通過資格預審的合格投標人發售招標文件
    向通過資格預審的投標人發售招標文件,圖紙等有關資料。各投標人在領取招標文件時,須交納標書費、圖紙押金等。招標文件發售及解釋工作由招標人或招標代理負責。文件的發售時間最短不得少于5個工作日。
招標代理機構應嚴格按照法律之規定,自招標文件發出之日起至投票人提交投標文件截止之日,最短不得少于20日來安排開標時間。招標代理機構在發售完招標文件后,應向招投標監督管理部門提交招標文件發售情況一覽表,并至少于收標前1個工作日抄送建設工程交易中心。
    為了確保到達的準確性,可以采取多種形式發售文件,如現場發售、郵寄等。在發售出去后,有必要對其進行回訪確認。
    (七)需要時組織投標人踏勘現場
    招標人及招標代理機構按照招標文件預先確定的時間組織投標人踏勘現場,踏勘現場應注意邀請設計單位參加,讓投標人了解工程項目的現場情況,自然條件,施工條件以及周圍環境條件等,以便于編制投標書。為了保證公平性,在踏勘現場時,應注意不得單獨組織某一投標人對現場進行踏勘。踏勘現場的時間最好安排在標書發出的七天后但不得超過十四天,招標代理機構做好現場簽到及記錄工作。
   (八)組織對投標人書面尋問答疑
    投標人研究招標文件和踏勘現場后,如有疑問以書面形式提出,招標人與招標代理機構應以書面形式給予解答,并將所解答的問題發出送給每一位投標人,作為補充文件,為招標文件的組成部分,與招標文件具有同等的法律效力。此補充文件必須送招投標監督管理部門備案。參加圖紙答疑會的人員主要包括:招標代理機構的項目經理及工作人員、招標單位代表、各投標單位代表、設計部門設計總負責人及各專業設計人員。
    在書面解答中,不要讓競爭對手從提出的問題窺探出我方的各種設想和標底等關鍵內容。對模糊不清的重要合同條款、工程范圍不清楚、招標文件和圖紙相互矛盾、技術規范中明顯不合理等,可以向投標人澄清解釋,但不能提出修改合同條件或修改技術標準,以防引起誤會。
    二 項目招標實施階段的質量控制
   (二)組織主持開標會
    所謂開標,就是在招標文件規定的投標截止日期,在工程招投標監督管理機構的監督下,在工程建設交易中心,由招標人和招標代理機構依據招標文件規定的時間和地點,開啟投標人提交的投標文件,公開宣布投標人的名稱,投標價格及投標文件中的其他主要內容。開標的程序,包括以下三個過程。
    1、由投標人法人或其授權代表與招投標管理監督機構以及招標代理機構的工作人員一道檢查投標文件的密封情況,也可以由招標代理機構委托的公證機構檢查并公證。
    2、經確認無誤的投標文件,由工作人員當眾拆封。
    3、宣讀投標人名稱、投標價格和投標文件的其他主要內容。拆封以后,現場的工作人員應當高聲唱讀投標人的名稱,每一個投標的投標價格以及投標文件的其他主要內容。其他主要內容,主要是指工期、質量、投標保證金、投標報價有無折扣或者價格修改等。如果要求或者允許報替代方案的話,還應包括替代方案的總金額。
    開標會應注意一是必須按照文件規定的時間、地點和程序,以公開方式進行。開標時間與投標截止時間應為同一時間。唱標內容應完整、明確。只有唱出的價格才是合法、有效的。唱標有記錄人員不得將投標內容遺漏不唱或不記。二是不可接受超過投標截止時間投標人的投標文件。三是對唱標時發現不準確判定是否為廢標的,應備注說明其投標文件的有效性交評標委員會確定。
    (二)專家庫抽取評標專家
    評標委員會由招標人或者招標代理機構負責組建,組建評標委員會時可由三分之一的業主評委,三分之二專家組成,也可全部由專家組成,應注意業主評委不可超過三分之一,評委人數為單數,最好為七人以上。評標委員會的專家選取方式主要有“隨機抽取”和“直接指定”兩種。招標人抽取評標專家前,應提出所需評標專家人數及專業類別,征得招標投標管理部門同意后并在其監督下按既定操作規程在相應專業類別的專家庫中進行隨機抽取,在落實所選專家與潛在投標人無直接利害關系且能按時到位后予以確定,否則應進行補抽。根據“七部委規定”,對技術特別復雜、專業性要求特別高或國家有特殊要求的招標項目,其評標專家可由招標人直接指定,但該活動也應接受依法實施的監督。
    專家抽取采用一次性抽取,不得剔除、篩選。抽取的專家在工程項目負責人在嚴格保密的情況下由專人負責通知。抽取和通知分離進行,真正掌握名單的人只有一個,一般是業主方或其上級部門紀檢監察部門的同志。通知需按照專家產生的順序進行。通知時不得告知評標工程名稱、評標地點等情況,且應與專家約好接送時間和地點。抽選評標專家的工作宜控制在開標時進行;最早不可超過開標前1~2天內;參加抽選評標專家工作的人員,應負責對抽選結果保密;選定的評標專家接到通知后,負有保密的責任和義務。評標人員的集中過程也必須做好保密工作,招標人及公正處代表和項目管理負責人按約定的時間和地點用專車接送專家至評標地點。評標專家的手機等通訊工具在上車后應立即收繳統一保存。防止在人員集中時出現評標人員和投標人員聯系串通的情況。
    (三)組織評標委員會評標
    評標會開始后招標代理機構的主持人應介紹評委會的組成情況,以及擔任評標會的監督、公證及工作人員的情況,建議評委會民主選舉評委會的主任(負責人),再由評委會主任(負責人)和主持評標委員評標工作,可建議進行技術和商務的分組、分工為了保證評標委員會快速而有效的完成評標工作招標代理機構應積極配合評標會工作,一是將評標辦法發給各評委并加以介紹講解,以便評委能按照評標辦法有效的開展工作。二是要作好記錄如果評標有技術組、商務組之分,招標代理機構也必須有相應技術專業的人員對各投標人的標書進行研究,提醒評委會他們沒有注意到的問題,以避免評委會的誤判所帶來的投訴風險。四是應特別注意評標一定要按招標文件里所載明的評標辦法評審,不可臨時改動或變更評標辦法。五是要根據工作量的情況與評標委員會負責人溝通控制各階段的時間。六是要將各種需評委簽字的表格交評委填寫并督促簽字后即時收回不可余漏。
    (四)完成評標報告
    評標報告是對整個評標工作的總概括,是提供給業主的最終產品,也是接受上級監督檢查譯本次招標活動監督檢查最重要的材料,評標報告必須要全體評委及監督、公證的簽字認可才是合法的。評標報告應盡可能描述清楚每一個招標人的情況,包括各自技術和商務的優勢及劣勢,對推薦為前三名的投標人理由一定要充分,特別對那種報價較好但實際分析評審中技術上和其他方面不能滿足要予否定的投標人,一定要描述清楚否定的理由。同時給出推薦的具體理由;技術方案評價,技術經濟風險分析,技術力量及技術設施評價,評標報告一定要寫明評標報告是提供給業主或招標領導小組定標的依據,定標人是業主。評標委員會根據招標書、評標辦法、投標書對所有的投標人進行技術和商務的評比,推薦一至三個投標人為中標候選人。并按得分排序,招標代理機構應向招標人說明:如有國有資金的項目必須確定排名第一的中標候選人為中標人。除非排名第一的中標候選人放棄中標,或因不可抗力提出不能履行合同,招標人才可以確定排名第二的中標候選人為中標人。以免招標人在不知法規要求的情況下直接確定第二或第三名為中標人,引起其他投標人的訴訟。
    另評標報告除主報告外還應將招標全過程的文字資料(公告、資格預審資料、書面的詢問和答疑、專家抽取表及各種簽到表、公證書等)一并裝訂成冊作為總評標報告存檔和移交給招標人并上報招標管理部門。
    (五)根據業主確認函發出中標通知
    業主確定中標人后,招標代理機構應向業主索取經簽字蓋章的《中標人確定函》,招標代理機構根據業主確認函在公示期滿后即時向中標人發出《中標通知書》?!吨袠送ㄖ獣分幸欢ㄒ⒚髦袠说膬热?、中標價格,要盡量避免招標人在定標后又將標書以外的一些條件強加給中標人,產生不平等的協議,使招標流于形式;另一方面,中標者有時也找各種理由拒絕或拖延簽訂合同,要向為主說明中標價就是合同價,如發生爭議應盡量協凋,盡力維護招標的嚴肅公證性。
    三 項目招標后期的跟蹤服務
    在代理機構協助招標人招標成功后,代理機構的工作并沒有就此結束。代理機構應把招標、評標的資料整成冊,移交給招標人及招投標管理部門。
    另外,由于對合同的理解不一致,招標人和中標人難免發生糾紛。同時,由于法律變更而導致合同欠缺或與法律相抵觸時,合同本身也必須加以修正。這是就需要代理機構的跟蹤服務。代理機構充當招標人和投標人的協調者,解決兩者的爭議。
    在招標工作的實踐中,有許多不確定的因素,需要提前對工作中可能出現的問題進行判斷和分析并作出規定。工程招投標工作技術含量高,綜合性強,涉及到經濟、工程技術、管理及法律等方面,要求參與人員有較高、較全面的專業知識及豐富的實踐經驗。只有在招標的整個過程進行嚴格的質量控制,才能為工程項目的實施帶來可靠的保障。 


摘自《中國招標》2006年4-1期

 


編輯:銳博國際
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